Nie wszyscy byli tacy „święci”. Audyt PKF wskazuje na nieprawidłowości w Sokołowskim Ośrodku Kultury.
Wyniki zewnętrznego audytu przeprowadzonego przez PKF Advisory Sp. z o.o. wskazują na szereg ryzyk i nieprawidłowości w funkcjonowaniu jednostek organizacyjnych Miasta Sokołów Podlaski w latach 2020–2024. Jednym z analizowanych podmiotów był Sokołowski Ośrodek Kultury.
Opracowanie ma charakter tzw. audytu śledczego — pogłębionej analizy systemów zarządzania i procedur finansowych. Dokument nie ma charakteru postępowania karnego ani kontroli rozstrzygającej o odpowiedzialności osób. Jego celem jest identyfikacja ryzyk i ocena funkcjonowania systemu.
Zakres audytu i jego charakter
Audyt został wykonany na zlecenie Miasta Sokołów Podlaski i obejmował analizę funkcjonowania jednostek organizacyjnych w latach 2020–2024. W przypadku Sokołowskiego Ośrodka Kultury badano przede wszystkim sposób gospodarowania środkami publicznymi, procedury zawierania umów oraz system kontroli wewnętrznej.
W materiałach nie ujawniono kosztu przeprowadzenia audytu.
Procedury bez pełnej konkurencji
Jednym z kluczowych ustaleń audytu były nieprawidłowości w sposobie wyboru wykonawców i zawierania umów. W części przypadków stosowano tzw. tryb wewnętrzny zamiast otwartych postępowań konkursowych.
W praktyce oznaczało to, że decyzje zapadały w ramach instytucji, bez procedury umożliwiającej porównanie ofert różnych wykonawców. W jednym z analizowanych przypadków wpłynęła tylko jedna oferta.
Jak wynika z ustaleń, ogłoszenie nie zostało upublicznione w sposób ogólnodostępny — było dostępne wyłącznie wewnętrznie, na serwerze jednostki. Ograniczony zasięg informacji mógł przełożyć się na brak zainteresowania innych potencjalnych oferentów.
Długoterminowa umowa bez pełnych zabezpieczeń
Szczególną uwagę audytorzy zwrócili na umowę dotyczącą prowadzenia kawiarni, zawartą na 25 lat. W przypadku tak długich zobowiązań standardem w sektorze publicznym są mechanizmy zabezpieczające interes jednostki, w tym gwarancje finansowe oraz odpowiednie zgody organów nadzorczych.
W raporcie wskazano, że część tych zabezpieczeń nie została zastosowana, co zwiększa ryzyko finansowe instytucji.
Słabości systemu kontroli finansowej
Audyt wykazał również problemy w funkcjonowaniu kontroli finansowej. Dotyczyły one zarówno dokumentowania wydatków, jak i nadzoru nad ich zatwierdzaniem.
Wskazano m.in. na znaczenie kontrasygnaty głównej księgowej jako elementu kontroli budżetowej. Jej brak lub opóźnione stosowanie osłabia mechanizmy nadzoru nad wydatkami publicznymi.
Równocześnie zwrócono uwagę na nieaktualne procedury, niespójności w dokumentacji oraz niewystarczający rozdział obowiązków w procesie zatwierdzania wydatków.
Dokumentacja i rozliczenia
W raporcie odnotowano także braki w dokumentacji dotyczącej części prac oraz zmian kosztów eksploatacyjnych, w tym ogrzewania. Utrudnia to pełną weryfikację, czy wszystkie działania zostały wykonane i rozliczone zgodnie z założeniami.
Ocena systemu kontroli wewnętrznej
Według audytorów system kontroli wewnętrznej w Sokołowskim Ośrodku Kultury działał w ograniczonym zakresie. Mechanizmy kontrolne miały w wielu przypadkach charakter formalny, a nie realnie zapobiegawczy.
Wskazane problemy obejmowały brak pełnego rozdziału obowiązków, niespójności dokumentacyjne oraz niewystarczającą weryfikację wydatków na etapie ich zatwierdzania.
Znaczenie audytu i możliwe działania
Wyniki audytu mogą stanowić podstawę do dalszych działań wyjaśniających lub kontrolnych podejmowanych przez właściwe instytucje nadzorcze.
W praktyce oznacza to, że tego typu audyty mogą stanowić materiał wyjściowy do dalszych analiz i postępowań wyjaśniających. W zależności od oceny sprawy przez właściwe instytucje, mogą one również posłużyć jako podstawa do przekazania informacji do prokuratury, która może zdecydować o ewentualnym ponownym zbadaniu określonych wątków.
Wnioski audytu
W odniesieniu do Sokołowskiego Ośrodka Kultury audyt wskazuje na potrzebę:
–uporządkowania procedur finansowych,
–zwiększenia przejrzystości w zawieraniu umów,
–oraz wzmocnienia systemu kontroli wewnętrznej.
Celem rekomendacji jest ograniczenie ryzyk i poprawa efektywności zarządzania środkami publicznymi.
Audyt PKF Advisory Sp. z o.o. pokazuje, że w latach 2020–2024 w Sokołowskim Ośrodku Kultury występowały istotne obszary wymagające usprawnienia, szczególnie w zakresie procedur, kontroli finansowej oraz przejrzystości procesów decyzyjnych.
Sokołów Podlaski w Obiektywie
ImperiumPress
Grzegorz Mieczkowski
