Audyt w Sokołowskim Ośrodku Kultury. Wskazano nieprawidłowości w procedurach, umowach i kontroli wewnętrznej
Podczas XXXIV Nadzwyczajnej Sesji Rady Miejskiej przedstawiono wyniki audytu przeprowadzonego na zlecenie Miasta Sokołów Podlaski. Kontrola objęła okres pięciu lat – od 2020 do 2024 roku – i dotyczyła działalności Sokołowskiego Ośrodka Kultury w obszarach związanych z zarządzaniem, gospodarką finansową, zawieraniem umów oraz funkcjonowaniem systemu kontroli wewnętrznej.
Kluczowe ryzyka procesowe
Audytorzy zwrócili uwagę na występowanie istotnych ryzyk związanych z zarządzaniem jednostką. Wśród najważniejszych problemów wskazano:
– brak konkurencyjnych procedur przy wyborze kontrahentów i zawieraniu umów,
– podejmowanie długoterminowych zobowiązań bez wymaganych zgód i zabezpieczeń finansowych,
– powstawanie zobowiązań finansowych bez zachowania pełnej ścieżki kontroli,
– niekompletną dokumentację i niewystarczający nadzór nad zmianami umów,
– ograniczoną kontrolę finansową oraz brak odpowiednich analiz budżetowych,
– nieaktualne procedury i niewystarczający system archiwizacji dokumentów.
Według przedstawionych wniosków, stwierdzone nieprawidłowości mogą prowadzić do naruszenia dyscypliny finansów publicznych, utrudniać prawidłowe rozliczanie środków publicznych i unijnych oraz ograniczać przejrzystość gospodarowania majątkiem publicznym.
Wątpliwości wokół wyboru operatora restauracji i kawiarni
Jednym z głównych obszarów objętych audytem był sposób wyboru operatora restauracji i kawiarni działających przy SOK.
W prezentacji wskazano m.in. na:
– zastosowanie trybu wewnętrznego zamiast otwartego postępowania,
– naruszenie zasad konkurencyjności i jawności,
– rozbieżności pomiędzy dokumentacją projektową a przebiegiem postępowania.
Audyt wykazał również braki w dokumentacji, w tym dotyczące publikacji ogłoszeń, szacowania wartości zamówienia, potwierdzeń wpłaty kaucji czy dokumentów związanych z wykonaniem określonych prac i rozliczeń.
Zdaniem audytorów skutkiem takich działań mogło być ograniczenie konkurencji, zwiększenie ryzyka naruszenia zasad finansów publicznych oraz zagrożenie dla prawidłowości rozliczeń projektów współfinansowanych ze środków Unii Europejskiej.
Błędy w aneksowaniu umów
Kolejna część audytu dotyczyła umów związanych z prowadzeniem kawiarni. W prezentacji podniesiono szereg zastrzeżeń dotyczących zarówno samego zawarcia umowy, jak i późniejszych aneksów.
Wśród wskazanych problemów znalazły się:
– zawarcie wieloletniej umowy bez przeprowadzenia procedury konkurencyjnej,
– ograniczenie transparentności przy wyborze podmiotu prowadzącego działalność,
– niewystarczające zabezpieczenia interesów jednostki,
– ograniczone możliwości egzekwowania zapisów umownych,
– zmiany dotyczące wysokości czynszu i rozliczeń kosztów wprowadzane w formie aneksów,
– powstawanie zobowiązań finansowych bez zachowania pełnych mechanizmów kontroli.
Audytorzy ocenili, że takie działania zwiększają ryzyko finansowe po stronie samorządowej instytucji kultury.
Dysfunkcja kontroli wewnętrznej
Istotna część raportu została poświęcona funkcjonowaniu systemu kontroli wewnętrznej.
Według przedstawionych informacji:
– system kontroli finansowej nie działał w sposób zapewniający skuteczny nadzór,
– mechanizmy kontrolne miały w wielu przypadkach charakter formalny,
– występowały niejasności w zakresie odpowiedzialności za poszczególne etapy procesów,
– brakowało systematycznych analiz wykonania budżetu i oceny odchyleń finansowych,
– procedury oraz instrukcje wewnętrzne nie były aktualizowane odpowiednio do zmian organizacyjnych i prawnych,
– stwierdzono niezgodności pomiędzy dokumentami źródłowymi a zapisami ewidencyjnymi,
– niewystarczająco dokumentowano zmiany procedur oraz proces archiwizacji dokumentów.
Wnioski
Z przedstawionego podczas sesji materiału wynika, że audyt wykazał nie tylko pojedyncze uchybienia proceduralne, lecz także szersze problemy związane z zarządzaniem, dokumentowaniem procesów i nadzorem finansowym w Sokołowskim Ośrodku Kultury. Szczególne zastrzeżenia dotyczyły przejrzystości wyboru operatorów działalności gastronomicznej, sposobu zawierania i aneksowania umów oraz skuteczności mechanizmów kontroli wewnętrznej.
Przedstawione ustalenia są podstawą do wdrożenia działań naprawczych, aktualizacji procedur oraz wzmocnienia nadzoru nad procesami finansowymi i organizacyjnymi w jednostce, jaką jest Sokołowski Ośrodek Kultury. Ostateczna ocena skutków audytu będzie zależała od decyzji władz miasta oraz działań podjętych po analizie pełnego raportu.
Sokołów Podlaski w Obiektywie
ImperiumPress
Grzegorz Mieczkowski
